Поясню сначала в каком статусе я нахожусь :)
Я являюсь начальником отдела, и решаю задачи, которые связаны с разработкой весьма косвенно :) У меня есть подчинённые и есть вышестоящее начальство. Вышестоящее начальство в основном является источником внеплановых задач, зачастую как непосредственно связанные с разработкой, так и совершенно не связанное с разработкой. Подчинённые никак с разработкой, программированием не связаны. Работы, связанные с разработкой (на уровне реализации идей, оценок рисков в разработке, короче аналитика), начальство скидывает мне регулярно и по той простой причине, что я очень плотно сидел на железе, программировании и вообще рулил проектами. Сейчас я сменил профиль, и проектами не рулю и код не пишу :) Вот.
Ну и собственно что было неправильно:

1. Заложено мало времени на решение внеплановых задач. Источник задач - вышестоящее начальство
2. Мало времени заложено при оценке сроков выполнения проекта. Результат - не успеваем
3. По паре проектов - не вполне полно представляли сложность задачи. Результат - доработка - пролёт по времени.
4. Человеческий фактор. Не учли степень загруженности и компетенции сторонних организаций для выполнения договоров подряда.

Результат - конкретно не успеваем. Такой косяк у меня впервые. Нужно менять подход к работе, переорганизовывать что-то.

Вот и вопрос, кто и как организует рабочий процесс?