Так что им совершенно закономерно потребовалось разъяснение и разрешение не от Вас лично, а от Вашего работодателя. Это проще, чем требовать оригинал бумаги с печатью организации, с передачей прав по проекту третьим лицам, хоть и менее законно и надежно. Но, наверное в данной ситауции достаточно. А факс можно и подделать.